Wydarzenie miało miejsce w Zamku Królewskim na Wawelu. Wzięło w nim udział jedenastu prezydentów państw: Polski, Włoch, Bułgarii, Niemiec, Chorwacji, Grecji, Estonii, Słowenii, Łotwy, Węgier i Słowacji. Gospodarzem spotkania był prezydent RP Andrzej Duda.
Grupa Arraiolos została powołana w 2003 r. To nieformalne, coroczne spotkanie grupy prezydentów Unii Europejskiej, poświęcone najważniejszym zagadnieniom europejskim i globalnym.
Nad bezpieczeństwem całego wydarzenia razem ze Służbą Ochrony Państwa oraz Policją czuwali również funkcjonariusze Karpackiego Oddziału Straży Granicznej odpowiadający m.in. za rozpoznanie minersko-pirotechniczne oraz działanie w grupie wsparcia taktycznego na terenie Portu Lotniczego Kraków-Balice podczas przylotów poszczególnych głów państw Unii Europejskiej. Zadanie to realizowali funkcjonariusze z Wydziału Zabezpieczenia Działań KaOSG, Zespołu Interwencji Specjalnych Placówki SG w Krakowie-Balicach oraz kilku strażników granicznych z WZD ze Śląskiego Oddziału SG. Natomiast patrole funkcjonariuszy z Placówki SG w Krakowie zabezpieczały okolice miejsc spotkań prezydentów oraz dzięki mobilnych systemom odprawy granicznej przeprowadzały weryfikację dokumentów kontrolowanych osób.
